中小企業財務制度規范——費用支出報銷程序及票據要求

1.1 借款、報銷用票據分類及用途

借款單：公司員工在沒有取得正式發票或正式發票沒有經過相應審批時需要向公司財務 借款時填寫；預支備用金時借款。

費用報銷審批單：所有款項支付時均應填寫費用報銷審批單，報銷項目包括：交通費、 招待費、通訊費、辦公費、會務費、書報費等日常費用，用以說明款項支出性質的描述 請在“備注”中寫明；涉及項目或合同，請在“項目名稱”處標明項目（或合同）名稱 及項目編號。

差旅費報銷單：用于報銷在非北京市范圍內發生的各項費用或支出的憑證，應將原始發 票分類整理后，粘貼在差旅費報銷單后。

付款審批單：僅限于業務部門或采購部門人員用于支付合同款或采購款項。

出差審批單：用于出差借款時填寫的注明出差地、出差事由、借款金額及出差起止日的 單據。

票據粘貼單：用于整理零散的原始票據，將原始票據正面向上并粘貼于此單上面，原始 憑證大小應以不出粘貼單邊緣為限。按費用類別及費用發生地分別粘貼；票據粘貼單用 空白紙代替即可（規格大小同以上單據）。

交通費明細：用于填寫交通費明細，根據交通費發生的時間分別填寫《加班交通費明細 表》、《日常交通費明細表》：因工作需要加班發生的交通費填寫《加班交通費明細表》； 工作時間發生的交通費填寫《日常交通費明細表》。報銷加班交通費必須由人事部簽字；報 銷交通費時務必后附此單。

外出登記單：用于外出人員在前臺登記外出記錄的單據。此單據用于支持報銷《日常交 通費明細表》，人事負責人據此單在《日常交通費明細表》中簽字。

加班申請單：用于員工需要加班時填寫的單據。此單必須提前申請（最遲當天或加班后 的第一天），交由前臺，前臺根據此單結合打卡記錄統計考勤。無此單的加班不予報銷加班 餐費、加班交通費。

交際宴請明細單：用于員工有宴請需求時填寫的單據。此單必須在宴請發生前提出申請， 報銷招待費時務必后附此單。

出差審批單:用于員工有出差需求時填寫的單據。此單在員工出差期間交由前臺保管，員 工回司后到前臺取回此單到人事部簽到，然后執人事部簽字的審批單至財務報銷差旅費。

采購申請單:用于申請金額小于2000元的采購。此單由有采購需求的部門填寫，詢價后交由行政部負責其后的審批流程。公司所有的采購必須由專門負責采購的部門采購，部門自行 采購公司不予報銷。目前公司采購部門：行政部 à 固定資產申請單:用于申請金額大于2000元的采購。此單由有采購需求部門填寫，詢價后 交由行政部負責其后的審批流程。公司所有的采購必須由專門負責采購的部門采購，部門自 行采購公司不予報銷。目前公司采購部門：行政部

1.2 原始憑證審核要素

原始憑證為取得的外單位開具的收取款項及具體用途的憑證，屬國家稅務機關或行政管 理機關專門監制，包括：

商業專用發票：用于購買物品，在發票上須列明品名、數量、單價、金額；

服務業定額發票：分為定額發票及機打發票兩類，用于提供服務而開具的發票，在 發票上須列明服務事項、金額。手工填寫的服務業發票無效。

發票中各項內容均須完整填寫：付款單位處必須填寫公司全稱；發票上必須蓋有收 款單位財務章；日期為實際支付款項日期；大寫小寫金額書寫清楚一致；如不一致以最小金 額報銷；所購物品或服務類別應填寫清楚；發票必須加蓋“國家稅務局”、“地方稅務局”、 “財政部門行政事業性收費”等專用章及公交郵電等部門規定的報銷憑據。

住宿費發票必須包括的內容：付款單位全稱、住宿起止日期、住宿天數、住宿人數、 單價、總金額等項目，報銷人自己手寫無效。

發票自簽發之日期起，有效期為2個月。超過2個月的發票為無效票據，財務部不予報 銷。

所有發票不能跨年度報銷，年度初第一個月可報銷開發票日期為上年度12月內的發 票。

發票丟失，財務部不予報銷，若已從公司借款，從經辦人次月工資中扣除。

 因經辦人原因未開具發票或發票丟失的不予以報銷，因收款單位原因未開具合法發票 的必須有指定的用途事項，有明確的收款單位開據的帶財務章或公章的收據或其他證明材料。

1.3 報銷單據整理、填寫的要求

1) 日常費用支出，均需填寫“費用報銷審批單”，寫明報銷費用名稱，“費用報銷審批單”中未包括的費用項，可以自行在“費用類別”處填寫；與項目有關的，寫明項目名稱。日常費用范圍：除采購、有合同支持的支出、差旅費報銷之外的款項支出均需 填寫此單。

2)  壹張“費用報銷審批單”后可附多張附件：

日常交通費的報銷必須后附經本人及上級領導簽字的《日常交通費明細表》；報 銷日常交通費，必須在前臺《外出登記單》中登記，未登記或者登記時間與報銷 時間不一致的不予報銷；

加班交通費、餐費的報銷必須后附經本人及上級領導簽字的《加班申請單》、《加 班交通費明細表》；

招待費的報銷必須填寫《交際宴請、禮品申請明細單》：交際宴請或禮品支出必 須在招待或者禮品實際支出之前進行申請；若事情緊急，必須電話或者短信請示 上級領導；

日常采購的報銷：單價低于2000元的，報銷時必須后附《采購申請單》，單價高 于1000元的必須三方（申請部門、行政部門、財務部）詢價，選擇性價比高者；采購必須由 行政部門執行，其他部門自行采購不予報銷。

3) “借款單”詳見《2 借款管理制度》 借款單必須寫明借款事由，備注應注明還款或報銷時間。

4）有合同支持的付款，均需填寫“付款審批單”：申請人在申請付款時必須將“付款審 批單”中需要填寫的信息填寫完整：部門、申請人、與項目有關的事宜，必須寫明 項目名稱、合同編號、合同付款情況、付款方式、收款單位名稱。信息不完整者財 務部將不予受理； 與采購固定資產有關的（單價高于2000元，使用年限超過1年的），必須后附《固定 資產采購申請單》，固定資產采購必須三方（申請部門、行政部門、財務部）詢價， 選擇性價比高者；采購必須由行政部門執行，其他部門自行采購不予報銷。

5）“差旅費報銷單”:報銷時必須后附經人事核準出差天數的《出差審批單》方可報銷。

6）  票據由報銷、申請人簽字后，交本部門負責人簽字審核。由本人或部門助理持票據到 財務交票，之后的流程由財務部專人負責。